Urlop wypoczynkowy zasadniczo powinien być wykorzystany w tym roku kalendarzowym, za który przysługuje. Jeżeli jednak tak się nie stanie, zaległego urlopu za dany rok należy udzielić do 30 września roku następnego (nie dotyczy to urlopu na żądanie). Taki graniczny termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego przewiduje art. 168 K.p. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepis ten mówi o terminie udzielenia (a nie wykorzystania) urlopu wypoczynkowego, pracodawca nie naruszy więc tego przepisu, jeżeli zaległego urlopu za dany rok udzieli nawet w ostatnim dniu września roku następnego (tu: urlopu zaległego za 2024 r. w ostatnim dniu września 2025 r.). Fakt wykorzystania tego urlopu w następnym miesiącu, tj. już w październiku, nie będzie miał znaczenia dla realizacji obowiązku z art. 168 K.p.

Generalnie to pracodawca decyduje o udzieleniu urlopu wypoczynkowego, w tym zaległego. Mimo to Kodeks pracy przewiduje tylko jedną sytuację, w której pracodawca jest uprawniony do jednostronnego, tj. bez zgody pracownika, udzielenia urlopu. Ma do tego prawo w okresie biegnącego wypowiedzenia. Poza tą sytuacją strony stosunku pracy powinny się porozumieć co do terminu wykorzystania urlopu. Może to powodować pewne trudności z udzieleniem pracownikowi urlopu zaległego, gdy ten z różnych względów nie zgadza się na proponowany przez pracodawcę termin.